読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

NOT SO BADなブログ

Towards a not so bad world.

AirBnBの宿泊予約情報を自動で整理してバイトのシフト管理にも使える超便利システムを作ってみた話

1年半ほど前に京都で古民家を買って、しばらく住む予定もないのでDIYで改修しながら AirBnBで旅行者向けに民泊として運用をはじめました。

古い家もいい感じで、京都駅から近い好立地もあってそれなりに盛況です。

ふだん東京に住んでいるので掃除はバイトの方にお任せしているのですが、 いろいろ運用上課題が出てきたので、自分で簡単な運用管理システムを作りました。

もし似たような課題で悩んでいる人がいればぜひ参考にしてくださいませ。

感じてた課題

ゲストが事前に地図をダウンロードしたかチェックしたい

これはかなり大きな課題でした。

AirBnBで一番問題になりやすいのがご近所トラブルです(当社調べ)。 うちは家が奥まっていることもあって、道に迷うゲストがとにかく多い多い。

で迷ったゲストが近所に聞きまくって、近所の方から苦情の電話がかかってくる、という申し訳ない事態が発生しておりました。

なので対応策として、各国語で説明文も表記した写真付きの詳細な地図を作って、ゲストには事前に共有するようにしてみました。

これで多少はトラブルが減ったのですが、残念ながらこの地図を見てくれないゲストがやっぱり結構います。 (そしてそういう人に限って道に迷うという。。)

まぁ楽しい旅行の準備でバタバタしてるのもあるし、昨今はスマホで調べられるので何とかなると思っているのでしょう。

しかしうちはなぜかGoogleMapでずれて表示されたりするので、そんな甘い気持ちで来られると迷うことになるのです。。

いつ・何名で宿泊が入っているかを、バイトの人と共有したい

これはトラブルにはつながらないものの、かなり運用がめんどくさくて困っていました。いわゆるシフト管理です。

もちろん自分はAirBnBの管理画面で宿泊予定を全部見れるわけですが、 さすがにバイトさんたちにAirBnBのアカウントを共有するわけにもいかず。

これまでは手動で来月の宿泊予定を手動でコピペし、LINEでみんなに共有してシフト希望を上げてもらう感じでした。

掃除の方にゲストがどんな人か知ってほしい

通常宿の掃除は、チェックアウトから次のチェックインまでの間にやることになります。

うちは12時チェックアウトで16時チェックインなので、基本はこの間に掃除して、 布団を敷いたり次のゲストを迎える準備をしておきます。

ただ夜に到着するゲストも多いので、なかなか掃除の方はゲストと会う機会がありません。

もちろんそれでも掃除は問題なくできるのですが、やはりただ単調に掃除するよりは、 次に来るのがどんな人で、その人のために掃除してるんだなーと意識してもらったほうが バイトさんのモチベーション的にも絶対いいだろうと思っていました。

ただこれも宿泊情報と一緒で、AirBnBでしかゲストの情報を見れないので バイトの方に共有できておらず、何とかしたいなーと思っていました。

作ったシステム

というわけでこういう課題を解決するために、こんな感じのシステムを作りました。

作ったと言ってもすべて無料のサービスの継ぎ接ぎで、超省エネ&完全無料で運用しております。

f:id:o_tomomichi:20170125230123p:plain

①予約完了メール→Googleシート

f:id:o_tomomichi:20170125222621p:plain

宿の予約が完了するタイミングでAirBnBから届くメールに、 ゲストの名前・人数・日数など、必要な情報がほぼ揃っています。

これを解析してスプレッドシートに内容を自動転記。

メールの解析はZapierが提供している「Parse Emails」というのを使って、解析した内容をZapier経由でシートに転記させています。

Parse Emails by Zapier

AirBnBがちょいちょいメールのフォーマットを変えるので、 たまにうまく取れなかったりするのはご愛嬌。

最終的にスプレッドシートの内容を表示するだけなので、 何かあればシートを手動で修正できるのがこのシステムの便利なところです。

利用しているサービス
  • Gmail:AirBからの特定のメールだけをParser Emailsに転送
  • Parse Emails by Zapier:受信したメールの解析
  • Zapier:解析結果をシートに転記
  • GoogleSheets

②ゲスト用HP→Googleスプレッドシート

f:id:o_tomomichi:20170125222657p:plain

ゲスト用に、宿の利用ルールなどを記載した簡易HPを作っています。

予約が完了した人にはID/PWDを伝えて、サイトから家の詳細な地図もダウンロードできるようにしています。

このときダウンロードしたらその記録を同じスプレッドシートに自動追記するようにしてあるため、 宿泊直前になっても地図をダウンロードしていない人にプッシュすることが可能になります。

この仕組みにしてから道に迷う人が劇的に減りました…!

HPはスマホから見やすいようにしてるのはもちろん、wovn.ioを入れて英語・中国語表示を切り替えられるようにしています。

wovn便利。

WOVN.io | Localize your website.

あとは宿泊者情報をフォームで入力してもらって、それもスプレッドシートに保存されるようにしています。 (旅館業法の規定で必要)

本当はGoogleフォーム使えば楽なんだけど、中国からGoogleサービスにアクセスできないという恐怖の制限により、 フォームも自前で作成しています。中国対応ほんと大事。。

利用しているサービス
  • Github Pages:サイトの無料ホスティング
  • wovn.io:サイトの翻訳
  • Zapier:ダウンロードログのシート転記

③スプレッドシート→スタッフ用HP

f:id:o_tomomichi:20170125222830p:plain

最後にスプレッドシートの内容を読み込んで、スマホからでも見やすいスタッフ用HPを表示します。

スマホからでも見やすいっていうのが肝で、バイトの方はおばさんたちが多く、 基本みんなPCなんて使わずスマホから見ます。 (しかも普段の連絡がLINEなので、大体LINEのアプリ内ブラウザで見られる)

本当はスプレッドシートを共有して見てもらうのが楽だけど、それじゃ見てもらえないので スタッフ用にはデータを整形して表示してあげているという感じです。

次はゲストからのレビューをスタッフにもフィードバックできるようにして、 さらに仕事のモチベーションにしてほしいなーと画策中。

利用しているサービス
  • GoogleSheets
  • GIthub Pages

まとめ

という感じで、試行錯誤しながら日々運用を続けております。

道迷い(からの近隣トラブル)を劇的に減らせたことと、シフト調整の手間を大幅に減らせただけでも この仕組を作った効果はあったかなーという感じです。

同じような課題でお悩みの方がいれば、相談に乗れるかもしれませんのでお気軽にご連絡ください。

info@notsobad.jp